TUGAS 5

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap Awal
* Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
* Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
* Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
* Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
* Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
* Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
* Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
* Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
* Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan.
Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan. Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE

Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam
rangka proses manajemen, yakni berhubungan dengan penggolongan, pemilihan,
distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang
perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan
dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak
diperlukan lagi.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
Records yang tidak penting (non essential)
Records yang tidak dimanfaatkan
Records yang penting
Records yang sangat penting.

             4.     Apa yang anda ketahui dengan TABULATING

Tabulating merupakan yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data,fakta peristiwa dan dampaknya.

TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

Jawab :

Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik hanya satu. Yakni kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri. Adapun keterampilan menjadi pendengar aktif dapat Anda latih dengan tips berikut:

1. Ajukan pertanyaan bila ada ucapan lawan bicara yang kurang jelas. Hal ini dapat membantu Anda memperoleh informasi lebih lengkap, sekaligus menunjukkan ketertarikan Anda. Misalnya, “Contohnya bagaimana?” atau “Bisakah ceritakan lebih banyak lagi?”

Ada beberapa orang yang merasa kurang nyaman atau disudutkan jika ditanya, karena itu pertanyaan hendaknya diajukan dengan lembut dan tidak terkesan seperti menyelidik. Hati-hati dengan pertanyaan “ke-napa”. Contohnya, ketimbang me-nanyakan, “Kenapa Anda mengambil sekolah malam?” lebih baik tanyakan, “Adakah sesuatu yang menarik untuk Anda pelajari di sana?” Sebab bisa jadi dia mengambil sekolah malam karena dulu tiap kali ujian tak pernah lulus dan pertanyaan Anda bisa menyinggung perasaannya.

2. Nyatakan kembali kesimpulan dari pernyataan yang Anda dengar darinya untuk menghindari kesalahpahaman.

Ungkapkan ekspresi perasaan Anda. Biarkan lawan bicara melihat bagaimana emosi Anda terpengaruh oleh ucapannya.

3. Hindari sikap memaksakan kehendak. Kalaupun Anda be da pendapat atau pandangan, hendaknya tetap Anda nyatakan. Hanya lakukan dengan cara bersahabat dan jelas.

4. Jagalah bahasa tubuh Anda. Saat berbicara dengan lawan bicara, tetap pertahankan kontak mata untuk menumbuhkan kesan jujur dan percaya diri. Hindari menggigit bibir, goyang-goyang kaki, dan gerakan lain yang menimbulkan kesan Anda sedang gelisah atau tak betah berbicara. Usahakan postur tubuh tegak, dengan posisi kaki dan lengan dalam keadaan santai.

5. Hindari kata “selalu, mesti” maupun “tidak pernah”. Biasanya kata-kata itu tidak menggambar kan fakta sesungguhnya dan cenderung memancing sikap defensif dari lawan bicara. Ketimbang mengatakan, “Toilet kantor ini tidak pernah dibersihkan” lebih baik katakan, “Apa yang bisa kita lakukan agar toilet kantor ini jadi bersih?”

6. Sesuaikan gaya komunikasi Anda dengan tiap individu.

Ingat, tidak ada satu pun manusia di dunia ini yang sama. Jenis kelamin, usia, budaya, daerah asal, pekerjaan, pengalaman kerja, dan tipe kepribadian, hanyalah merupakan sebagian kecil faktor yang mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

Mengenali perbedaan ini dapat mengurangi risiko kesalahpahaman maupun frustrasi saat berkomunikasi. Orang dengan tipe ekstrovert biasanya senang memonopoli percakapan, selalu penuh inisiatif, dan ceplas-ceplos bicaranya. Sedangkan mereka yang bertipe introvert lebih senang menyendiri dan selalu berpikir hati-hati sebelum ber-tindak atau berbicara.

7. Berikan umpan balik, pujian, atau dukungan. Buatlah orang lain tahu bahwa Anda menghargai usaha atau prestasi mereka. Penghargaan atau respek adalah kunci utama dalam menumbuhkan hubungan komuniasi yang seimbang dan saling mendukung.

8. Yakinlah, bila melakukan satu saja tips di atas setiap minggunya, Anda niscaya akan merasakan perubahan positif dalam kehidupan sosial maupun perkembangan karier.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

Jawab :

dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar.Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

Jawab              :

• Sistem penyusunan papers menurut subyek

• Sistem penyusunan papers menurut waktu

• Sistem penyusunan papers menurut daerah

• Sistem penyusunan papers menurut nomor

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab  :

Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :

Ketiganya harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan,fasilitas,peralatan,material,biaya dan waktu yang tersedia srta segi luas,macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.