TUGAS 5

1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :
Tahap Awal
* Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
* Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.
Tahap Penulisan
* Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
* Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
* Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
* Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
* Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
* Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.
Tahap Revisi
* Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?

Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara system nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel ata surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
dengan system tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan.
Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan. Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE

Record Retention Schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam
rangka proses manajemen, yakni berhubungan dengan penggolongan, pemilihan,
distribusi ataupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang
perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan
dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak
diperlukan lagi.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :
Records yang tidak penting (non essential)
Records yang tidak dimanfaatkan
Records yang penting
Records yang sangat penting.

             4.     Apa yang anda ketahui dengan TABULATING

Tabulating merupakan yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data,fakta peristiwa dan dampaknya.

TUGAS 4

1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil

Jawab :

Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik hanya satu. Yakni kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri. Adapun keterampilan menjadi pendengar aktif dapat Anda latih dengan tips berikut:

1. Ajukan pertanyaan bila ada ucapan lawan bicara yang kurang jelas. Hal ini dapat membantu Anda memperoleh informasi lebih lengkap, sekaligus menunjukkan ketertarikan Anda. Misalnya, “Contohnya bagaimana?” atau “Bisakah ceritakan lebih banyak lagi?”

Ada beberapa orang yang merasa kurang nyaman atau disudutkan jika ditanya, karena itu pertanyaan hendaknya diajukan dengan lembut dan tidak terkesan seperti menyelidik. Hati-hati dengan pertanyaan “ke-napa”. Contohnya, ketimbang me-nanyakan, “Kenapa Anda mengambil sekolah malam?” lebih baik tanyakan, “Adakah sesuatu yang menarik untuk Anda pelajari di sana?” Sebab bisa jadi dia mengambil sekolah malam karena dulu tiap kali ujian tak pernah lulus dan pertanyaan Anda bisa menyinggung perasaannya.

2. Nyatakan kembali kesimpulan dari pernyataan yang Anda dengar darinya untuk menghindari kesalahpahaman.

Ungkapkan ekspresi perasaan Anda. Biarkan lawan bicara melihat bagaimana emosi Anda terpengaruh oleh ucapannya.

3. Hindari sikap memaksakan kehendak. Kalaupun Anda be da pendapat atau pandangan, hendaknya tetap Anda nyatakan. Hanya lakukan dengan cara bersahabat dan jelas.

4. Jagalah bahasa tubuh Anda. Saat berbicara dengan lawan bicara, tetap pertahankan kontak mata untuk menumbuhkan kesan jujur dan percaya diri. Hindari menggigit bibir, goyang-goyang kaki, dan gerakan lain yang menimbulkan kesan Anda sedang gelisah atau tak betah berbicara. Usahakan postur tubuh tegak, dengan posisi kaki dan lengan dalam keadaan santai.

5. Hindari kata “selalu, mesti” maupun “tidak pernah”. Biasanya kata-kata itu tidak menggambar kan fakta sesungguhnya dan cenderung memancing sikap defensif dari lawan bicara. Ketimbang mengatakan, “Toilet kantor ini tidak pernah dibersihkan” lebih baik katakan, “Apa yang bisa kita lakukan agar toilet kantor ini jadi bersih?”

6. Sesuaikan gaya komunikasi Anda dengan tiap individu.

Ingat, tidak ada satu pun manusia di dunia ini yang sama. Jenis kelamin, usia, budaya, daerah asal, pekerjaan, pengalaman kerja, dan tipe kepribadian, hanyalah merupakan sebagian kecil faktor yang mempengaruhi gaya komunikasi seseorang.

Mengenali perbedaan ini dapat mengurangi risiko kesalahpahaman maupun frustrasi saat berkomunikasi. Orang dengan tipe ekstrovert biasanya senang memonopoli percakapan, selalu penuh inisiatif, dan ceplas-ceplos bicaranya. Sedangkan mereka yang bertipe introvert lebih senang menyendiri dan selalu berpikir hati-hati sebelum ber-tindak atau berbicara.

7. Berikan umpan balik, pujian, atau dukungan. Buatlah orang lain tahu bahwa Anda menghargai usaha atau prestasi mereka. Penghargaan atau respek adalah kunci utama dalam menumbuhkan hubungan komuniasi yang seimbang dan saling mendukung.

8. Yakinlah, bila melakukan satu saja tips di atas setiap minggunya, Anda niscaya akan merasakan perubahan positif dalam kehidupan sosial maupun perkembangan karier.

2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel

Jawab :

dengan melakukan pemeriksaan ulang pada data-data tersebut hingga semua datanya benar.Caranya dengan Mengaudit Mutu Internal. Tujuan dari audit mutu internal adalah untuk menilai kepatuhan pada sumber dokumentasi diklat, cara pemberian pelatihan dan dokumentasi kebijakan diklat yang relevan. Metode ini efektif untuk pemberian pelatihan yang dipersingkat. Data yang dikumpulkan selama audit-audit ini akan digunakan untuk menyoroti setiap penyimpangan dan merekomendasikan tindakan yang diperlukan untuk mengatasi penyimpangan tersebut. Untuk kursus yang lebih besar, audit mutu internal akan dilaksanakan dengan menggunakan modul. Teknik-teknik untuk pengumpulan data antara lain observasi, wawancara, dan analisa dokumen.

3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui

Jawab              :

• Sistem penyusunan papers menurut subyek

• Sistem penyusunan papers menurut waktu

• Sistem penyusunan papers menurut daerah

• Sistem penyusunan papers menurut nomor

4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab  :

Prinsip dalam dari Tata kerja, Prosedur kerja, dan Sistem kerja :

Ketiganya harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan,fasilitas,peralatan,material,biaya dan waktu yang tersedia srta segi luas,macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.

Organisasi dan Metode(Organisasi Informal)

Tujuan dari organisasi informal adalah

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi

dengan adanya organisasi informal tujuan organisasi dapat tercapai dengan lebih baik, contohnya seperti makan malam bersama . Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. 

2. Sebagai alat komunikasi tambahan

pada contoh diatas yaitu makan malam bersama, di dalam makan malam bersama misalkan antara pemimpin dan bawahannya secara tidak langsung pasti membicarakan tentang tujuan organisasi atau pekerjaan yang sedang di kerjakannya, maka dari itu bisa dibilang sebagai alat komunikasi tambahan. sehingga tujuan dari organisasi bisa kemungkinan cepat tercapai.

3. Sebagai alat pemuas kebutuhan social

dengan adanya organisasi informal dapat menghilangkan kejenuhan antara pemimpin dan bawahan , sehingga fikiran pun bisa lebih fresh tidak selalu memikiorkan yang formal saja.

4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

dapat membantu manajer karena dengan organisasi informal dapat mendukung organisasi formal,misalkan seperti contoh diatas, yaitu makan malam bersama, didalam acara makan malam tersebut biasanya jika antara pemimpin dan bawahan suka mmbicarakan pekerjaannya, sehingga bisa bertukar fikiran di acara tersebut , bawahan pun bisa membantu manajer untuk memecahkan masalah atau merencanakan untuk pekerjaan tersebut, 

Tugas 3

1.     Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui

Jawab :

a.      Otokrasi,mempunyai ciri-ciri:

·         Kebijjaksanaan dilakukan oleh pemimpin

·         Teknik dan langkah di dikte oleh atasan

·         Pemimpin biasanya mendikte tugas setiap anggotanya.

·         Pemimpin cenderung menjadi pribaddi dalam pujian dan kecamannya terhadap setiap  anggota

b.      Demokratis, mempunyai ciri-ciri:

·         Semua kebijaksanaan terjadi pada kelompok diskusi dan keputusan diambil  dan bantuan dari pimpinan.

-          Kegiatan-kegiatan didiskusikan langkah-langkah umum untuk tujuan kelompok dibuat, dan bila dibutuhkan untuk petunjuk-petunjuk teknis pemimpin mengarahkan dua atau alternative prosedur yang dapat dipilih.

·         Para anggota bebas bekerja dengan siapa saja yang mereka pilih dan pembagian tugas ditentukan oleh kelompok

·         Pemimpin adalah obyektif atau “fact minded”.

c.       Laissez Faire, mempunyai cirri-ciri:

·         Kebebasan penuh bagi keputusan kelompok atau individu dengan partisipasi minimal dari pimpinan.

Menurut William J. Redden adalah seorang professor dan konsultan Canada membagi dua gaya kepemimpinan. Masing-masing adalah:

a.      Gaya-gaya Efektif:

·         Eksekutif

·         Pembangun

·         Otokrat penuh kebajikan

·         Birokrat 

b.      Gaya-gaya tidak efektif

·         Kompromis

·         Misioner

·         Otokrat

·         Pelarian

Rensis Likert dengan melibatkan kaum Michigan  membagi empat system atau gaya dasar kepemimpinan organisasional:

a           Otokrat Eksploratif

Manajer mengambil semua keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan dan memerintahkan serta mengekplorasi bawahan dalam pelaksanaan

b.      Otokrat penuh kebajikan

Manajer tetap menentukan perintah-perintah kerja tapi bawahan diberi keleluasaan dalam pelaksanaan

c.       Partisipatif

Manajer menggunakan gaya konsultatif yaitu meminta masukan dari bawahan tapi tetap menahan hak untuk membuat keputusan.

d.      Demokratik

Manajer memberikan berbagi pengarahan  pada bawahan tapi juga memberikan partisipasi total  dan keputusan dibuat bersama-sama dengan keputusan suara mayoritas.

2.  Sebutkan manfaat dari organisasi informal 

     JAWAB :
    

Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang ak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Tujuan :

1. Sebagai pendukung tujuan organisasi

2. Sebagai alat komunikasi tambahan

3. Sebagai alat pemuas kebutuhan social

4. Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3.  Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi

JAWAB :

a.      Segitiga Vertikal

b.      Segitiga Horisontal

c.       Kerucut Vertikal Horisontal

d.      Lingkaran

e.      Setengah lingkaran

f.        Oval

Organisasi dan metode (kepemimpinan)

kepemimpinan seseorang dapat sukses bila dia mempunyai beberapa ciri utama atau kualitas individu yaitu :

► Kecerdasan

dengan kecerdasan dapat menjalankan semua kegiatan dengan pemikiran yang matang, tidak tergesa-gesa sehingga hasilnya pun dapat memuaskan

► Kedewasaan social dan hubungan social luas

Kedewasaan sosial dan hubungan sosial luas seorang pemimpin sangat berperan karena dengan sikap dewasa dapat menyelesaikan masalah dengan bijak, berkepala dingin, dan tidak memihak, sehingga masalah dapat terselesaikan dengan baik, dan dengan mempunyai hubungan sosial yang luas dapat mempermudah akses atau jalannya tujuan /misi kegiatan yang dipimpin. karena dapat bekerjasama dengan banyak orang, bertukar fikiran, sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien.  

► Motivasi diri dan dorongan berprestasi

dengan memiliki motivasi diri, seorang pemimpin pasti akan semangat dalam bertindak atau menjalankan sesuatu kegiatan yang di pimpinnya untuk terus maju dan lebih berhasil lagi dari sebelumnya, karena motivasi merupakan dorongan atau alasan seseorang bertindak, apalagi dengan adanya dorongan berprestasi , pasti seorang pemimpin akan lebih  giat lagi untuk mengerjakan tugasnya agar mendapatkan hasil maksimal sehingga dapat berprestasi, prestasi  merupakan kebanggaan tersendiri apalagi bagi seseorang pemimpin sehingga dia pasti akan dipercaya selalu untuk memimpin kegiatan selanjutnya.

► Sikap-sikap hubungan manusiawi

seorang pemimpin harus mempunyai sikap-sikap yang dapat membuat hubungan antarmanusia nyaman, yaitu bijaksana, mau menerima masukkan dari siapapun,  dapat menyelesaikan suatu masalah dengan kepala dingin, sabar. dan sebagainya.

TUGAS 2 (TEORI ORGANISASI UMUM)

TEORI ORGANISASI UMUM

Tugas 2

1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET

JAWAB :

Organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori organisasi dan manajemen dengan setepat – tepatnya. Organisasi atau metode merupakan salah satu bentuk kontribusi anggota organisasi agar organisasi dapat berjalan dengan baik.

Ruang lingkupnya :

► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)

► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja

JAWAB :

karena semua orang membutuhkan uang untuk membeli kebutuhannya, baik sandang, pangan dan papan, dengan banyaknya uang maka hidup mereka akan sejahtera /tidak kekurangan, untuk mendapatkan uang maka mereka harus bekerja, sehingga uang bisa dijadikan motivasi.

3. Apa sebeb timbulnya organisasi informal

JAWAB

. Adapun alasan utama terbentuknya organisasi informal adalah adanya kebutuhan-
kebutuhan penting yang bersifat manusiawi (human needs) yang harus dipenuhi oleh
organisasi formal. Berikut ini kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi
informal :
a.kebutuhan sosial
b.rasa memiliki dan pengenalan diri
c. pengetahuan tentang perilaku yang diterima
d. perhatian (simpati)
e. bantuan dalam pencapaija tujuan
f. kesempatan berpengaruh dan berkreasi
g. pelestarian nilai-nilai budaya
h. komunikasi dan informasi.

4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’

JAWAB :

Johari Window atau Jendela Johari merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness, yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Model yang diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955 ini berguna untuk mengamati cara kita memahami diri kita sendiri sebagai bagian dari proses komunikasi.

Johari Awareness Model terdiri dari sebuah persegi yang terbagi menjadi empat kuadran, yaitu OPEN, BLIND, HIDDEN, dan UNKNOWN.

- Kuadran 1 (Open) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri dan orang lain. (Quadrant 1, the open quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known to self and others)
- Kuadran 2 (Blind) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh orang lain, tetapi tidak diketahui oleh diri kita sendiri. (Quadrant 2, the blind quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known to others but not to self)
- Kuadran 3 (Hidden) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang diketahui oleh diri kita sendiri, tetapi tidak diketahui oleh orang lain. (Quadrant 3, the hidden quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known to self but not to others)
- Kuadran 4 (Unknown) merujuk kepada perilaku, perasaan, dan motivasi yang tidak diketahui, baik oleh diri kita sendiri ataupun oleh orang lain. (Quadrant 4, the unknown quadrant, refers to behavior, feelings, and motivation known neither to self nor others)

Tes Jendela Johari dilakukan dengan memberi daftar berisi 55 kata sifat kepada subyek tes. Dari 55 kata sifat tersebut, subyek tes akan diminta untuk memilih lima atau enam kata sifat yang paling mencerminkan diri mereka. Anggota peer dari subyek tes ini kemudian akan diberikan daftar yang sama dan diminta untuk memilih lima atau enam kata sifat yang menurut mereka paling menggambarkan pribadi sang subyek tes. Hasil tersebut akan dicek silang dan dimasukkan dalam kuadran-kuadran yang tersedia.

Ke 55 kata sifat tersebut adalah: able, accepting, adaptable, bold, brave, calm, caring, cheerful, clever, complex, confident, dependable, dignified, energetic, extroverted, friendly, giving, happy, helpful, idealistic, independent, ingenious, intelligent, introverted, kind, knowledgeable, logical, loving, mature, modest, nervous, observant, organized, patient, powerful, proud, quiet, reflective, relaxed, religious, responsive, searching, self-assertive, self-conscious, sensible, sentimental, shy, silly, spontaneous, sympathetic, tense, dan trustworthy.

Joseph Luft berpendapat bahwa kita harus terus meningkatkan self-awareness kita dengan mengurangi ukuran dari Kuadran 2-area Blind kita. Kuadran 2 merupakan area rapuh yang berisikan apa yang orang lain ketahui tentang kita, tapi tidak kita ketahui, atau lebih kita anggap tidak ada dan tidak kita pedulikan. Mengurangi are Blind kita juga berarti bahwa kita memberbesar Kuadran 1 kita-area Open, yang dapat berarti bahwa self-awareness serta hubungan interpersonal kita mungkin akan mengalami peningkatan.

3.